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Sorties dans le cadre du FSE ou autres
Rien n’interdit à une association scolaire (FSE ou autres) d’organiser des voyages en France ou à l’étranger dés l’instant qu’ils sont financés sur les fonds propres de l’association et organisés en dehors du temps scolaire.
Sorties pendant le temps scolaire
La prise en charge du voyage incombe à l’EPLE chaque fois que
ce type d’activités :
Est organisée pendant le temps scolaire,
même partiellement, et sous la responsabilité d’une équipe pédagogique,
S’adresse à des élèves et non aux membres d’une association,
Est financé, soit partiellement ou en totalité par les collectivités.
Le non respect de cette obligation expose les contrevenants (chef d’établissement, professeurs ...) à être déclarés comptables de fait et poursuivis par le juge financier voire pénal.
PREAMBULE
- Tout projet de voyage doit faire l’objet d’une évaluation
précise en recettes et en dépenses.
- Une fois chiffré, ce projet doit être porté à la connaissance du chef
d’établissement avant la fin du mois d’octobre afin de pouvoir
être pris en compte dans le budget de l’année civile suivante.
- L’ensemble des projets constitue le programme annuel des voyages
qui doit faire l’objet d’une délibération du CA
puis être joint au P.V.
Ce programme annuel peut éventuellement être modifié ou complété
par une nouvelle délibération du CA.
RECETTES
L’agent comptable a pour mission d’encaisser directement et dans leur intégralité toutes les recettes afférentes aux voyages.Celles ci peuvent être de plusieurs natures :
- Subventions des collectivités publiques,
- Participations de l’établissement : fonds social, caisse
de solidarité
- Dons divers : association parents d’élèves, entreprises
ou fournisseurs, clubs, FSE (bénéfices réalisés sur vente de produits :croissants,
pains au chocolat...
Contribution des familles :
elle doit venir compléter les ressources du voyage
après la prise en compte du montant des dépenses et de l’ensemble
des autres recettes. Son principe et son montant devront ensuite être
adoptés lors d’un vote spécifique au CA. Dés lors, cette contribution
des familles ne pourra plus être modifiée sauf par une nouvelle délibération
du CA.
Dés l’instant où la délibération du CA sera devenue exécutoire,
elle permettra au comptable d’encaisser les versements des familles.
Afin que cette contribution des familles revête un caractère volontaire,
il conviendra de leur faire remplir un
engagement.
DEPENSES
- Avant le voyage :
Doivent être prises en charge directement par l’eple dans le respect des règles comptables, toutes les dépenses qui peuvent l’être. Si l’hébergement fait l’objet d’une convention, la faire approuver par le CA au moins 15 jours avant le voyage.
Certaines dépenses, telles les frais de séjour ou de transport, peuvent donner lieu au versement d’avances dans la limite de 70 %. Le solde 30% peut être versé avant la réalisation du voyage dés l’instant où les documents qui la permettent ont été remis au comptable.
- Pendant le séjour :
Les dépenses effectuées au cours du séjour sont souvent de faible importance, on peut donc envisager :
- l’eple les prend directement en charge : difficile
- l’établissement confie à une association (FSE) la possibilité de faire pour son compte un certain nombre de menues dépenses : fortement déconseillé.
- La régie d’avances temporaire :
le chef d’établissement prend un arrêté créant une régie d’avance provisoire pour la durée du voyage, nomme parmi les professeurs accompagnateurs, un régisseur d’avance titulaire et un suppléant. Ce régisseur reçoit alors de l’agent comptable une somme qu’il gère pendant le voyage.
Ainsi, une attestation du professeur sur laquelle figurera des indications suffisantes et chiffrées sur la nature des dépenses, son coût, la date et le lieu d’exécution sera fournie à l’agent comptable pour toutes les dépenses qui n’auront pu être justifiées (ticket de caisse ...)
Au retour, le régisseur remet les pièces justificatives au chef d’établissement et à l’agent comptable pour l’intégration dans la comptabilité de l’eple.
